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如何使用word调用Excel数据并利用Outlook快速群发工资条详细教程

2016年10月18日 没有评论

工资条这种每个人不一样,为了保密,不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。 当然,这种方法不只是用于群发工资条,用于通知等的邮件群发,都非常实用。
软件要求:word、excel、outlook(foxmail目前不具备此功能,但是最新7.1版新增“分别发送”功能,即选择多个收件人但一对一发送,适合发送相同内容)
本人使用office2010编写此教程,可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。
详细步骤:
1、建立excel版工资表明细,工资表中要增加每个员工的email地址 (我是通过vlookup公式引用我们公司的员工通讯录将邮件地址引用到工资表中的,vlookup公式的具体使用方法各位可到网上查使用方法)。
它的基本语法为:VLOOKUP(查找目标,查找范围,在查找范围中需要返回值的列数,精确OR模糊查找)

VLOOKUP函数的使用方法

VLOOKUP函数的使用方法


例如公式:B13 =VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0),

2、建立一个word文件,文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容(请根据公司自身情况设计,word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源,并不一定包括excel中所有字段),注意:由于人的不同,所以详细的数据也不同,这些不同的地方请全部空出来,接下来的步骤就要解决这个问题。

3、保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态
a. 在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导(注意,可能由于word的版本不同,请大家参考执行);
b.在右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件” ,然后在右侧下部选择“下一步:正在启动文档”;
c.在右侧上部 “想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档” ,在右侧下部选择“下一步:选取收件人” ;
d.在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第1步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
e.弹出的 邮件合并收件人窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件,请点击取消“√” ,然后点击确定;
f. 在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件”,用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格,然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”,弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”(这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。其它字段类似操作,你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行); 
g.全部链接完成后如图所示,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件” , 可在右侧上不选择不同员工预览,预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并” ,
注意,如果类似于“医疗”这一栏出现奇怪的长数字,比如,本应是“29.9”,但WORD文件中出现的是“29.99999”,请在出现奇怪数字的合并域的对应栏中进行设置,如右键点击«医疗»选择“切换域代码”,然后出现{MERGEFIELD 医疗},在该域代码后增加\#0.00,最后的域代码形式为{MERGEFIELD 医疗\#0.00},该操作设定该选项保留的小数位数,设置完成后再点击鼠标邮件选择“更新域”,设置完成后当前工资条记录没有变化,在预览电子邮件中选择“》”查看下一个工资条数据查看,上述奇怪数字问题应该可以解决了。重复上述步骤,将所有长串奇怪数字的域代码后增加\# 0.00,即可修正所有此类问题。
h.然后点击右侧上部“电子邮件”弹出邮件选项窗口,收件人选择excel中员工邮件地址,主题行就是邮件主题,邮件格式建议选择html(发送时在文件正文且保留word所有格式)或者附件,发送记录可选择全部发送或部分发送,点击确定即自动启动outlook并开始后台自动发送。

outlook的设置过程这里就不多说了。

注意:请确保每人的邮件地址准确。第一次发工资条时,请先小范围测试一下,把工资信息全部替换成测试数据,并在邮件中告知员工,这是测试数据,不是你的真实工资。请员工检查核对,所收邮件是否是自己的信息。使用此方法看似步骤繁琐,其实熟练后整个设置过程不过5分钟,节省大量时间。

参考文档
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8

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教你怎么在Word里输入方框打钩符号

2011年6月28日 没有评论

很多时候我们在用Word中制作一份特殊的表格时,可能会用到这样一些特殊符号,“在方框里打钩”或打叉。这些符号虽看起来简单不起眼,也许随处可见,但是该自己动手做起来的时候就觉得无从下手,摸不着头脑了。这里老实孩子针对本文方框里打钩的两种不同实现方法,来为大家做个简单教程,可以让各位网友以后遇见需求时,可以及时的对应。

方框里打钩的方法一:利用“QQ拼音输入法”的特殊符号来实现

打开“QQ拼音输入法”,按键盘上的“i”,此时,会出现1、符号输入器2、笔画输入器3、拼音小字典 等等,选择“1”,然后在“特殊符号”里面的“第三排”的“第九个”就是你想要的“方框里打钩”了,这种符号,可以复制到“QQ好友印象”里面了。

方框里打钩的方法二:Word中插入特殊字符来实现

第一步、单击菜单栏的“插入”中“符号”,在弹出的“符号”窗口中“字体”后面选择— Wingdings 2,然后在下面找到“方框里打钩”的符号,然后单击“插入”按钮就行了。

教你怎么在Word里输入方框里打钩符号

教你怎么在Word里输入方框里打钩符号

Word打不开,总提示进入安全模式的解决办法

2010年8月9日 没有评论

快下班的时候同事说她的Word打不开了,我过去看了一下,双击Word之后显示一个错误对话框,在点击了“不发送”按钮后将关闭。再次运行 Word,将询问是否以安全模式启动 Word。在此如果选择“是”,Word 将进入“安全模式”。在这种模式下,Word将仅显示空白窗口,需要再手动打开文档方可显示。如果选择“否”,则Word又将弹出错对话框,陷入死循环。
但是,除 Word 外其他 Office 组件均可正常运行。

Word打不开

Word打不开

本着赶快修好,速度回家的原则。因为之前没有遇到过,于是百度了一下,看到原因,原来是Word的公用模板文件损坏了,之所以会出现这个的问题,是由于非正常关机导致Word的非正常关闭而导致。

下面我们来看看解决的办法: 阅读全文…

如何把打印稿变成电子稿

2010年5月16日 3 条评论

办公室——教你如何把打印稿变成电子稿(太牛啦!!你打一天的字都比不上她2分钟!!人手一份,留着以后用哈!)

教你如何将打印稿变成电子稿最近,我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨,说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊,什么粗活都是让我们做,这不,昨天又拿了10几页的文件拿来,叫他打成电子稿,他说都快变成打字工具了,我听之后既为他感到同情,同时教给他一个简单的方法,可以轻松将打印稿变成电子稿,我想以后对大家也有用吧,拿出来给大家分享一下。

首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去,一般单位都有扫描仪,如果没有也没关系,用数码相机拍也行,拍成图片放到WORD里面去,不过在些 之前,你还得装一下WORD自带的组件,03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序,找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件,Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行,安装就可以了。 阅读全文…

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