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如何使用word调用Excel数据并利用Outlook快速群发工资条详细教程

2016年10月18日 没有评论

工资条这种每个人不一样,为了保密,不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。 当然,这种方法不只是用于群发工资条,用于通知等的邮件群发,都非常实用。
软件要求:word、excel、outlook(foxmail目前不具备此功能,但是最新7.1版新增“分别发送”功能,即选择多个收件人但一对一发送,适合发送相同内容)
本人使用office2010编写此教程,可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。
详细步骤:
1、建立excel版工资表明细,工资表中要增加每个员工的email地址 (我是通过vlookup公式引用我们公司的员工通讯录将邮件地址引用到工资表中的,vlookup公式的具体使用方法各位可到网上查使用方法)。
它的基本语法为:VLOOKUP(查找目标,查找范围,在查找范围中需要返回值的列数,精确OR模糊查找)

VLOOKUP函数的使用方法

VLOOKUP函数的使用方法


例如公式:B13 =VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0),

2、建立一个word文件,文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容(请根据公司自身情况设计,word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源,并不一定包括excel中所有字段),注意:由于人的不同,所以详细的数据也不同,这些不同的地方请全部空出来,接下来的步骤就要解决这个问题。

3、保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态
a. 在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导(注意,可能由于word的版本不同,请大家参考执行);
b.在右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件” ,然后在右侧下部选择“下一步:正在启动文档”;
c.在右侧上部 “想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档” ,在右侧下部选择“下一步:选取收件人” ;
d.在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第1步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
e.弹出的 邮件合并收件人窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件,请点击取消“√” ,然后点击确定;
f. 在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件”,用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格,然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”,弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”(这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。其它字段类似操作,你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行); 
g.全部链接完成后如图所示,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件” , 可在右侧上不选择不同员工预览,预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并” ,
注意,如果类似于“医疗”这一栏出现奇怪的长数字,比如,本应是“29.9”,但WORD文件中出现的是“29.99999”,请在出现奇怪数字的合并域的对应栏中进行设置,如右键点击«医疗»选择“切换域代码”,然后出现{MERGEFIELD 医疗},在该域代码后增加\#0.00,最后的域代码形式为{MERGEFIELD 医疗\#0.00},该操作设定该选项保留的小数位数,设置完成后再点击鼠标邮件选择“更新域”,设置完成后当前工资条记录没有变化,在预览电子邮件中选择“》”查看下一个工资条数据查看,上述奇怪数字问题应该可以解决了。重复上述步骤,将所有长串奇怪数字的域代码后增加\# 0.00,即可修正所有此类问题。
h.然后点击右侧上部“电子邮件”弹出邮件选项窗口,收件人选择excel中员工邮件地址,主题行就是邮件主题,邮件格式建议选择html(发送时在文件正文且保留word所有格式)或者附件,发送记录可选择全部发送或部分发送,点击确定即自动启动outlook并开始后台自动发送。

outlook的设置过程这里就不多说了。

注意:请确保每人的邮件地址准确。第一次发工资条时,请先小范围测试一下,把工资信息全部替换成测试数据,并在邮件中告知员工,这是测试数据,不是你的真实工资。请员工检查核对,所收邮件是否是自己的信息。使用此方法看似步骤繁琐,其实熟练后整个设置过程不过5分钟,节省大量时间。

参考文档
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8

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盛大云主机之初体验

2011年11月16日 没有评论

前两天在群里看到小沨他们再玩那个盛大的云主机,和他们咨询之后,老实孩子也试着去申请了一份,结果还真让等到了,收到盛大的邮件:恭喜您,获得盛大云A类邀请码。因为只有A类邀请码可以申请云主机。

尊敬的客户:

恭喜您,经过认真的筛选,您获得一枚A类邀请码。因为资源紧张,让您久等了! 建议您收到后尽快申请盛大云系列产品(云主机、云硬盘、云存储、数字分发、MongoIC、云监控)。
邀请码信息为: xxxx-xxxxx-xxxxx-xxxxx
产品使用步骤:用盛大通行证登陆www.grandcloud.cn –>填写用户基本信息–>输入A类邀请码->进入产品(云主机、云硬盘、云存储、数字分发、云监控、MongoIC)。注:如果您已经有了B类邀请码,登录后直接输入A类即可。
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请注意:邀请码激活后账户将自动获得100元使用费,请在此期间内尽快充值,谢谢! 充值路径:www.grandcloud.cn –>账户–>充值(支持盛付通/支付宝/财付通)。

谢谢您的关注和使用,您的支持是我们最大的动力!

收到邀请码之后,老实孩子迫不及待的去体验了一把,有了上次Sandy提供的VPS做实习体验,这次玩盛大云,感觉还是比较上手的,申请了超微的Linux32位版本因为这个最便宜,盛大的云主机是收费的,不过价格写的很清楚,有需要了解的可以找度娘。。
云主机的实际计费项包括:主机租赁费用,外网流量,和公网IP(可选)。您的实际收费= 阅读全文…