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如何使用word调用Excel数据并利用Outlook快速群发工资条详细教程

2016年10月18日 没有评论

工资条这种每个人不一样,为了保密,不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。 当然,这种方法不只是用于群发工资条,用于通知等的邮件群发,都非常实用。
软件要求:word、excel、outlook(foxmail目前不具备此功能,但是最新7.1版新增“分别发送”功能,即选择多个收件人但一对一发送,适合发送相同内容)
本人使用office2010编写此教程,可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。
详细步骤:
1、建立excel版工资表明细,工资表中要增加每个员工的email地址 (我是通过vlookup公式引用我们公司的员工通讯录将邮件地址引用到工资表中的,vlookup公式的具体使用方法各位可到网上查使用方法)。
它的基本语法为:VLOOKUP(查找目标,查找范围,在查找范围中需要返回值的列数,精确OR模糊查找)

VLOOKUP函数的使用方法

VLOOKUP函数的使用方法


例如公式:B13 =VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0),

2、建立一个word文件,文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容(请根据公司自身情况设计,word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源,并不一定包括excel中所有字段),注意:由于人的不同,所以详细的数据也不同,这些不同的地方请全部空出来,接下来的步骤就要解决这个问题。

3、保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态
a. 在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导(注意,可能由于word的版本不同,请大家参考执行);
b.在右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件” ,然后在右侧下部选择“下一步:正在启动文档”;
c.在右侧上部 “想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档” ,在右侧下部选择“下一步:选取收件人” ;
d.在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第1步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
e.弹出的 邮件合并收件人窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件,请点击取消“√” ,然后点击确定;
f. 在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件”,用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格,然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”,弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”(这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。其它字段类似操作,你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行); 
g.全部链接完成后如图所示,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件” , 可在右侧上不选择不同员工预览,预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并” ,
注意,如果类似于“医疗”这一栏出现奇怪的长数字,比如,本应是“29.9”,但WORD文件中出现的是“29.99999”,请在出现奇怪数字的合并域的对应栏中进行设置,如右键点击«医疗»选择“切换域代码”,然后出现{MERGEFIELD 医疗},在该域代码后增加\#0.00,最后的域代码形式为{MERGEFIELD 医疗\#0.00},该操作设定该选项保留的小数位数,设置完成后再点击鼠标邮件选择“更新域”,设置完成后当前工资条记录没有变化,在预览电子邮件中选择“》”查看下一个工资条数据查看,上述奇怪数字问题应该可以解决了。重复上述步骤,将所有长串奇怪数字的域代码后增加\# 0.00,即可修正所有此类问题。
h.然后点击右侧上部“电子邮件”弹出邮件选项窗口,收件人选择excel中员工邮件地址,主题行就是邮件主题,邮件格式建议选择html(发送时在文件正文且保留word所有格式)或者附件,发送记录可选择全部发送或部分发送,点击确定即自动启动outlook并开始后台自动发送。

outlook的设置过程这里就不多说了。

注意:请确保每人的邮件地址准确。第一次发工资条时,请先小范围测试一下,把工资信息全部替换成测试数据,并在邮件中告知员工,这是测试数据,不是你的真实工资。请员工检查核对,所收邮件是否是自己的信息。使用此方法看似步骤繁琐,其实熟练后整个设置过程不过5分钟,节省大量时间。

参考文档
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8
http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8

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如何解决每次启动Office2007都要安装配置文件的问题

2013年6月21日 没有评论

公司电脑多了,人员多了,各种各样的奇葩问题都会出现了。很多office的问题也出现了;

问题描述:
每次启动Office2007都要安装配置文件或已经打开WORD、Excel2007空白文档时随即便跳出来一个对话框“安装程序正在准备必要的文件”然后开始配置文件,需要好几分钟。这时候如果退出安装也行,剩下的是已经打开的空白文档,下次打开时仍然是这样。 而且office2007还没有办法完成卸载,总是提示1336错误。

解决办法:
打开“我的电脑”——“C盘”——“Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICE12\Office Setup Controller\”——找到一个“SETUP.EXE”的文件,对此文件重命名。 即可

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